Privacy en cookie beleid

Ingangsdatum: 21 oktober 2025
Laatst bijgewerkt: 21 oktober 2025

1. Inleiding

Bij VALECTA hechten we veel waarde aan uw privacy en zetten we ons in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit Privacy- en Cookiebeleid legt uit hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beveiligen wanneer u gebruikmaakt van ons Governance, Risk & Compliance (GRC) platform, onze websites of aanverwante diensten. Alle gegevensverwerkingen worden uitgevoerd in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de relevante Nederlandse privacywetgeving.

2. Wie wij zijn

VALECTA
Utrecht, Nederland
📧 security@valecta.nl
KvK-nummer: 97498505

3. Reikwijdte

Dit beleid is van toepassing op:

• Bezoekers van onze website(s)

• Gebruikers van onze online web en mobiele platformen

• Vertegenwoordigers van klanten (organisaties)

• Potentiële klanten en zakelijke partners

Indien VALECTA persoonsgegevens verwerkt namens een klantorganisatie, is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en geldt het privacybeleid van die organisatie.

4. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw relatie met ons kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen:

• Gebruikersgegevens: naam, e-mailadres, organisatie, functie, inloggegevens

• Platformgebruik: auditlogs, IP-adressen, apparaatinformatie

• Communicatie- en zakelijke gegevens: supportverzoeken, facturatiegegevens

• Cookies en analytics: sessiegegevens, Google Analytics (met toestemming)

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens), tenzij wettelijk vereist en met expliciete toestemming.

5. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst (bijv. toegang tot het platform)

• Gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging en dienstverlening)

• Wettelijke verplichting (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht)

• Toestemming (voor cookies of marketing, altijd herroepbaar)

Best practice: Wij documenteren elke verwerkingsgrondslag per gegevensverwerking conform art. 30 AVG (verwerkingsregister).

6. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Beheer en werking van onze platformen

• Authenticatie, toegangsbeheer en beveiliging

• Klantenondersteuning en accountbeheer

• Controle op naleving en systeemintegriteit

• Verbetering van prestaties en functionaliteit

• Naleving van wettelijke verplichtingen

Best practice: Wij voeren privacy impact assessments (DPIA’s) uit bij nieuwe of risicovolle verwerkingen.

7. Verwerkers en Derden

Wij maken gebruik van betrouwbare derde partijen onder verwerkersovereenkomsten conform artikel 28 AVG:

8. Cookies en soortgelijke technologieën

Wij gebruiken cookies voor functionaliteit, beveiliging en analyse:

• Essentiële cookies: noodzakelijke werking (bijv. login)

• Functionele cookies: voorkeuren zoals taalinstellingen

• Analytische cookies: websitegebruik (met toestemming)

• Marketingcookies: optioneel en uitsluitend met expliciete toestemming

Wij vragen om expliciete cookie-toestemming conform de Telecommunicatiewet via een cookiebanner.

9. Delen en verstrekken van gegevens

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld indien noodzakelijk en onder naleving van de AVG:

• Met dienstverleners en verwerkers

• Met bevoegde autoriteiten bij wettelijke verplichting

• Met juridische en fiscale adviseurs indien vereist

Wij verkopen of delen persoonsgegevens nooit voor advertentiedoeleinden.

10. Internationale gegevensdoorgifte

Indien gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, gebeurt dit:

• Op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie

• Of op basis van de modelcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie

• Wij informeren u vooraf over doorgiften buiten de EER

11. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk:

• Gebruikersaccounts: tot 12 maanden na beëindiging account

• Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)

• Analytics-data: maximaal 26 maanden (anoniem waar mogelijk)

Daarna worden gegevens geanonimiseerd of veilig verwijderd.

12. Gegevensbeveiliging

VALECTA treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder:

• End-to-end encryptie

• Multi-Factor Authenticatie (MFA)

• Fysieke en logische toegangscontrole

• Regelmatige kwetsbaarheidsscans en penetratietests

• Incident response procedures conform NEN/ISO-normen

• Jaarlijkse externe audits en ISO 27001-conform beleid.

13. Uw rechten op grond van de AVG

U heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage

• Recht op correctie of verwijdering

• Recht op beperking van verwerking

• Recht op bezwaar

• Recht op dataportabiliteit

• Recht om toestemming in te trekken

• Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

U kunt uw rechten uitoefenen via: privacy@valecta.nl

14. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid periodiek actualiseren. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website. Bij significante wijzigingen informeren wij u actief (bijv. per e-mail).

15. Contact en klachten

Voor vragen, verzoeken of klachten:

VALECTA
📧 privacy@valecta.nl

U kunt ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens:
🌐 https://autoriteitpersoonsgegevens.nl